Wie funktioniert der Unterhaltungsstatus?
Offen
Sobald dir ein Kunde schreibt (erstmals oder erneut), landet die Unterhaltung in Offen. Bedeutet: Es ist eine Aktion nötig.
Erledigt
Wenn du ein Anliegen abgeschlossen hast, markiere die Unterhaltung als Erledigt.
Schreibt der Kunde erneut, öffnet sich die Unterhaltung automatisch wieder als Offen, damit du nichts verpasst.
Später
Nutze Später, wenn du auf etwas wartest (z. B. Infos von Kolleg:innen, oder der Kunde möchte, dass du dich in 2 Wochen wieder meldest).
Du wählst, wie lange die Unterhaltung schlummern soll. Nach Ablauf springt sie automatisch zurück auf Offen.
Antwortet der Kunde währenddessen, wird sie sofort wieder geöffnet. Du kannst das Schlummern dann mit zwei Klicks neu setzen.
Wann nutzt du Offen, Später oder Erledigt?
Sichtbar halten (Offen): Alles, was noch eine Antwort oder Aktion braucht.
Abschließen (Erledigt): Nachdem du oder deine KI/Automation die Anfrage gelöst habt.
Erinnern lassen (Später):
Du wartest auf Dritte und willst in ein paar Stunden oder Tagen einen Stups.
Ein Lead sagt: „Melde dich in 2 Wochen wieder.“ → Schlummere 2 Wochen, und die Unterhaltung kehrt zum richtigen Zeitpunkt nach Offen zurück.
Unterhaltungsstatus ändern
1. Gehe zum Universellen Posteingang.
2. Öffne eine Unterhaltung.
3. Nutze die Status-Steuerung (Drei-Punkte-Menü oder Aktionen in der Kopfzeile), um Offen, Später (Zeit auswählen) oder Erledigt festzulegen. Wenn du Später auswählst, kannst du eine konkrete Uhrzeit oder einen Zeitraum bestimmen, nach dem die Unterhaltung automatisch wieder auf Offen gesetzt wird.
Hinweis: Du kannst auch das Befehlsmenü nutzen, um den Unterhaltungsstatus zu ändern – für noch schnelleres Arbeiten. Erfahre hier mehr dazu.
Best Practices
Ziel: Inbox Zero – Versuche, deine Unterhaltungen in der Offen-Spalte bis zum Ende eines jeden Tages zu leeren.
Nutze Später als Erinnerungssystem. Schlummere Unterhaltungen und lass sie automatisch zurückkommen, wenn es soweit ist.
Du kannst vor dem Schlummern auch eine interne Notiz hinzufügen. Wenn die Unterhaltung wieder geöffnet wird, siehst du, warum du sie auf Später gesetzt hast.