Caso de uso: Después de ganar un acuerdo, cambias la etapa del acuerdo a Onboarding y deseas enviar al cliente una checklist de todos los requisitos que deben preparar para una incorporación exitosa del producto. Después de enviar el mensaje, deseas crear un ticket en HubSpot como recordatorio de seguimiento.
Este Zap tiene un retraso intencional. Cuando envías una checklist de incorporación a un cliente por WhatsApp, no deseas hacer un seguimiento inmediato, ya que necesitan tiempo para leerla, digerirla y comenzar a trabajar en los requisitos. Al agregar un retraso antes de que se cree el ticket, le das a tu cliente un plazo razonable para actuar sobre la checklist antes de que tu equipo reciba una notificación para hacer el seguimiento. En el ejemplo de este artículo utilizamos dos días, pero puedes ajustar este plazo según lo que tenga sentido para tu proceso.
Este Zap también es el último paso en una secuencia automatizada más amplia. El flujo completo comienza cuando se actualiza una etapa de acuerdo en HubSpot, continúa con la búsqueda del contacto asociado y el envío de una plantilla de WhatsApp, y finaliza aquí con la creación de un ticket como recordatorio de seguimiento. Si aún no has configurado los pasos anteriores, consulta Enviar mensaje de WhatsApp después de actualizar la etapa de un acuerdo en HubSpot.
Instrucciones
Elige el disparador Etapa de acuerdo actualizada en HubSpot:
Elige el Pipeline de acuerdo correcto.
Luego elige la Etapa del acuerdo respectiva que debería activar la automatización.
Nota: Debido a que los contactos no están directamente integrados en los acuerdos en HubSpot, sino que solo están asociados, se requieren algunos pasos adicionales para encontrar el contacto vinculado a este acuerdo y así poder enviarle una plantilla de WhatsApp.
Agrega la siguiente acción Buscar asociaciones en HubSpot:
Abre el menú de esta acción y elige Detener tarea si no se encuentran asociaciones.
Propiedad: ID del acuerdo.
Tipo de objeto en el que buscar la asociación: deal (acuerdo).
Número de tipos de asociación: Uno.
Tipo de objeto con el que el primer objeto está asociado: contact (contacto).
¿Debe considerarse este paso como exitoso cuando no se encuentra nada?: Falso.
Prueba el paso para ver qué resultados devuelve la asociación. Debería devolver un ID de contacto asociado al acuerdo que podemos usar para encontrar el contacto en HubSpot.
Agrega la acción Obtener contacto en HubSpot:
En este paso, simplemente agrega el ID del contacto, que se obtiene de los datos de Deal To Contact (Acuerdo a Contacto).
Prueba el paso y los detalles del contacto deberían aparecer en los resultados de la prueba.
Agrega la siguiente acción Buscar un contacto en Superchat:
En la categoría Campo, agrega Número de teléfono.
Elige el valor respectivo encontrado en HubSpot.
Éxito cuando no se encuentra nada: Falso.
Como siguiente paso, agrega Enviar plantilla de WhatsApp en Superchat:
Completa todos los campos obligatorios y elige la plantilla de WhatsApp que deseas enviar.
Agrega un retraso en Zapier (para crear una nueva tarea que revise después de 2 días):
Tiempo de retraso: 2 días (puedes personalizar esto según tus necesidades específicas).
Agrega la acción final Crear ticket en HubSpot:
Elige la información del acuerdo Nombre del acuerdo como nombre del ticket.
Opcional: También puedes agregar algo personalizado al nombre del ticket para que sea más fácil identificarlo en HubSpot. Por ejemplo, agregar "Seguimiento de checklist" después del nombre del acuerdo daría como resultado un nombre de ticket como "Test Corp — Seguimiento de checklist", lo que dejaría claro de inmediato a tu equipo a qué se refiere el ticket y qué acción se necesita.