Zapier ofrece una amplia gama de funciones avanzadas que te permiten crear flujos de trabajo (denominados en Zapier como Zaps) más flexibles y potentes. Estas funciones son especialmente útiles cuando deseas controlar cuándo se ejecuta un Zap, qué sucede en función de la entrada del cliente o cómo deben formatearse los datos antes de enviarlos a Superchat.

A continuación, encontrarás las funciones avanzadas más utilizadas y cómo usarlas.

Los filtros te permiten agregar condiciones que determinan si un Zap debe continuar ejecutándose o detenerse. Esta es una de las funciones más importantes en Zapier, ya que ayuda a evitar ejecuciones innecesarias de automatizaciones, evita el envío de mensajes incorrectos y reduce la creación de contactos no deseados.

Los filtros se utilizan comúnmente para:

Ejemplo:
Usa un filtro para activar una acción solo si el formulario enviado contiene una palabra clave específica (ej. “Solar”, “Solicitud de demostración” o “Urgente”).

Consejo:

Agrega tu filtro directamente después del disparador siempre que sea posible. Esto garantiza que tu Zap solo continúe cuando se cumplan las condiciones requeridas (ej. el número de teléfono existe, se ha dado el consentimiento, no hay datos de prueba).

Error común:

Colocar los filtros demasiado tarde en el Zap. Esto puede generar ejecuciones innecesarias del Zap y puede crear contactos incompletos o activar mensajes no deseados antes de que el Zap se detenga.

Los retrasos te permiten agregar una pausa entre el disparador y la siguiente acción. Esto es útil si deseas dar tiempo a otro sistema para actualizar datos o si quieres esperar antes de enviar un mensaje al cliente.

Los retrasos se utilizan comúnmente para:

Ejemplo:
Agrega un retraso de 5 minutos antes de enviar un mensaje de WhatsApp en Superchat. Esto le da tiempo a tu equipo para verificar los detalles del lead o asegurarse de que los datos del contacto se hayan sincronizado correctamente.

Consejo:

Usa retrasos para controlar el tiempo entre pasos, especialmente antes de enviar mensajes. Esto es útil si los datos del contacto necesitan tiempo para sincronizarse o si deseas evitar responder inmediatamente después de un disparador.

Error común:

Agregar retrasos al final del Zap en lugar de antes de la acción que necesita retrasarse (por ejemplo, retrasar después de que el mensaje ya se haya enviado).

El Formateador te permite ajustar, limpiar y reestructurar datos automáticamente en Zapier. Esto es especialmente útil cuando los datos provenientes de otra herramienta no están en el formato correcto para Superchat.

La asignación y el formateo correctos de datos son esenciales para Zaps confiables. Si faltan campos o los valores están en el formato incorrecto (por ejemplo, números de teléfono sin código de país), las acciones en Superchat pueden fallar o los contactos pueden crearse con información incompleta. El Formateador de Zapier te ayuda a estandarizar y preparar tus datos antes de enviarlos a Superchat.

El Formateador se utiliza comúnmente para:

Ejemplo:
Una herramienta de formularios envía el campo “Nombre” como Juan Pérez. Usa el Formateador para dividirlo en:

Consejo:

Usa el Formateador para estandarizar los datos antes de enviarlos a Superchat. Esto es especialmente importante para números de teléfono (formato internacional), nombres y campos de fecha (que en Superchat se formatean como E.164, AAAA-MM-DD o AAAA-MM-DD hh-mm-ssZ).

Error común:

Asignar datos sin procesar directamente a Superchat sin formatearlos. Esto puede causar fallos en las acciones o crear contactos con atributos faltantes o incorrectos.

Las rutas te permiten crear lógica de “si/entonces” dentro de tu Zap. Esto significa que el Zap puede seguir diferentes pasos dependiendo de los datos, selecciones o comportamiento del cliente.

Las rutas se utilizan comúnmente para:

Ejemplo:
Si el envío del formulario contiene la palabra clave “Urgente”, activa la Acción A (ej. enviar un mensaje inmediato de WhatsApp + notificar a ventas). Si no contiene la palabra clave, activa la Acción B (ej. agregar el contacto a una lista de nutrición y enviar una respuesta estándar).

Consejo:

Usa rutas para construir lógica clara de “si/entonces”. Mantén las condiciones simples para que cada contacto se dirija a la ruta correcta sin solapamientos.

Error común:

Crear condiciones de ruta demasiado amplias o poco claras, lo que puede resultar en que los contactos se dirijan incorrectamente o reciban el mensaje equivocado.

También es importante tener en cuenta que Zapier solo seguirá la primera ruta cuyas condiciones se cumplan, incluso si varias rutas coinciden. Por lo tanto, es útil pensar en el orden en que creas las rutas.

Los Zaps de múltiples pasos te permiten crear flujos de trabajo más avanzados donde un solo disparador resulta en varias acciones. Esto es ideal si deseas mantener varias herramientas actualizadas automáticamente.

Los Zaps de múltiples pasos se utilizan comúnmente para:

Ejemplo:
Después de que un cliente envíe un formulario:

Esto crea un flujo de trabajo completo a partir de un solo disparador.

Consejo:

Estructura los Zaps de múltiples pasos en un orden lógico: crear/actualizar contacto → actualizar atributos → enviar mensaje → seguimientos internos. Esto garantiza que Superchat siempre tenga los datos más recientes antes de ejecutar las acciones de mensajería.

Error común:

Enviar un mensaje antes de actualizar los datos del contacto. Esto puede llevar a una personalización incorrecta, atributos faltantes o mensajes enviados antes de que el contacto se haya creado correctamente.