Du hast zwei Möglichkeiten: alle Anrufe sofort weiterleiten, oder nur im Bedarfsfall (bei Nichtmelden nach einer Wartezeit oder bei Besetzt).
⚠️ Voraussetzung: Admin-Zugang zum NFON Administration Portal.
Wichtig vorab: Die Ziel-Nummer muss inklusive der Amtsholnummer eingetragen werden (also dem Vorwahl-Präfix, das deine Anlage für externe Gespräche verlangt, z. B. eine führende 0). Ohne dieses Präfix schlägt der Rufaufbau bei der Weiterleitung fehl. Außerdem muss die Nebenstelle so konfiguriert sein, dass sie Weiterleitungen an externe Nummern zulässt.
So richtest du das ein
Variante A · Alle Anrufe sofort an den KI-Agenten
Melde dich im NFON "Administration Portal" an.
Gehe zu "Nebenstellen" > "Telefonnebenstellen" und öffne die Nebenstelle, auf der deine Firmen-Rufnummer ankommt.
Öffne in der Nebenstelle den Abschnitt "Rufumleitung".
Lege bei den Rufumleitungsregeln die Regel "Immer" an (unbedingte Weiterleitung für jeden eingehenden Anruf).
Wähle als Aktion "Weiterleiten an externe Nummer" und trage die
<Superchat-Nummer>ein, inklusive der Amtsholnummer (Präfix) deiner Anlage.Speichere die Regel.
Variante B · Nur im Bedarfsfall
NFON weicht eingehende Anrufe ereignisbasiert aus: bei Nichtmelden (nach einer Wartezeit) oder bei besetzter Leitung. So werden normale Anrufe weiter intern angenommen, und nur die nicht beantworteten Anrufe landen beim KI-Agenten.
Melde dich im NFON "Administration Portal" an.
Gehe zu "Nebenstellen" > "Telefonnebenstellen" und öffne die Nebenstelle, auf der deine Firmen-Rufnummer ankommt.
Öffne in der Nebenstelle den Abschnitt "Rufumleitung".
Lege die Regel "Keine Antwort" (auch als "Nach Zeit" geführt) an: Der Anruf wird weitergeleitet, wenn er innerhalb der eingestellten Wartezeit nicht angenommen wird. Stelle die gewünschte Wartezeit ein.
Wähle als Aktion "Weiterleiten an externe Nummer" und trage die
<Superchat-Nummer>ein, inklusive der Amtsholnummer (Präfix).Lege zusätzlich die Regel "Besetzt" an, falls auch besetzte Anrufe an den KI-Agenten gehen sollen: Aktion "Weiterleiten an externe Nummer", ebenfalls die
<Superchat-Nummer>mit Amtsholnummer.Optional kannst du noch die Regel "Nicht registriert" mit demselben Ziel anlegen, damit Anrufe auch bei nicht erreichbarem Endgerät (z. B. Verbindungsausfall) den KI-Agenten erreichen.
Speichere die Regeln.
Für eine Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten kannst du im Administration Portal unter "Dienste" > "Zeitsteuerung" Öffnungszeiten definieren und die zeitabhängige Weiterleitung damit verknüpfen. Prüfe das genaue Zusammenspiel der Zeitsteuerung mit der Rufumleitungsregel vor dem Live-Schalten im Portal.
Hinweis: NFON arbeitet mit Rufumleitungs-Profilen. Es gibt ein Standard-Profil und bis zu neun eigene Profile, von denen jeweils nur eines aktiv ist. Achte darauf, dass das Profil mit deinen Regeln aktiv geschaltet ist.
Test
Ruf deine Firmen-Rufnummer an.
Variante A: Der Anruf geht sofort an den KI-Agenten.
Variante B: Nimm nicht ab; nach der eingestellten Wartezeit landet der Anruf beim KI-Agenten (bei besetzter Leitung sofort, wenn du die Besetzt-Regel angelegt hast).