Der Calendly-Trigger ermöglicht es dir, eine Automatisierung automatisch zu starten, sobald jemand einen Termin in Calendly bucht oder absagt. Es handelt sich um einen nativen Trigger-Knoten – ein Drittanbieter-Tool wie Zapier ist nicht erforderlich.
Nutze ihn, um Buchungsbestätigungen per WhatsApp zu versenden, ein Teammitglied zu benachrichtigen, wenn ein Termin abgesagt wird, oder Kontakte zu erstellen und zu aktualisieren, sobald Termine eingehen.
Was brauche ich, bevor ich anfange?
Du benötigst zwei Dinge, bevor du den Calendly-Trigger verwenden kannst:
Ein Calendly-Konto mit mindestens einem konfigurierten Veranstaltungstyp.
Eine verbundene Calendly-Integration in Superchat. Falls du noch keine verbunden hast, zeigt der Trigger-Knoten einen Button Mit Calendly verbinden an.
Klicke darauf, melde dich dann im Popup-Fenster bei Calendly an und erteile Superchat die erforderlichen Berechtigungen. Superchat registriert anschließend automatisch einen Webhook bei Calendly, sodass Ereignisse übertragen werden.
Das Verbinden und Trennen einer Calendly-Integration ist eine Admin-Aktion. Jeder Nutzer, der Automatisierungen bearbeiten kann, kann eine bestehende Integration nutzen.
Wie füge ich den Calendly-Trigger zu einer Automatisierung hinzu?
Öffne den Automatisierungs-Builder und wähle den passenden Calendly-Trigger als Startknoten aus – dies kann entweder der Trigger Calendly-Termin gebucht oder Calendly-Termin abgesagt sein, abhängig von deinem Anwendungsfall.
Wähle ein Calendly-Konto aus. Wähle die verbundene Integration aus, die diese Automatisierung nutzen soll. Falls du mehrere Calendly-Konten verwaltest, werden alle hier angezeigt. Ein Warnsymbol bedeutet, dass die Integration in einem fehlerhaften Zustand ist und neu verbunden werden muss.
Wähle einen Calendly-Veranstaltungstyp aus. Wähle aus, welchen Kalender diese Automatisierung überwachen soll (z. B. "30-Minuten-Meeting" oder "Entdeckungsanruf"). Nutze den Aktualisieren-Button, falls du gerade einen neuen Veranstaltungstyp in Calendly erstellt hast und dieser noch nicht angezeigt wird.
Ausgabevariablen zuordnen. Sobald ein Veranstaltungstyp und ein Trigger-Ereignis ausgewählt sind, zeigt das Panel einen Abschnitt Ausgabevariablen an. Superchat ordnet standardmäßig eine Reihe nützlicher Variablen vor. Du kannst die Standardwerte beibehalten, sie umbenennen, weitere aus dem vollständigen Calendly-Payload hinzufügen oder welche entfernen, die du nicht benötigst. Ein Beispiel-Payload wird zur Hilfe angezeigt – Superchat verwendet den zuletzt empfangenen echten Webhook oder ein generisches Skelett, falls noch keiner eingegangen ist.
Füge weitere Schritte hinzu und veröffentliche. Baue den Rest deiner Automatisierung mit den Ausgabevariablen als dynamische Werte auf. Sobald sie veröffentlicht und aktiv ist, werden Calendly-Ereignisse sie auslösen.
Welche Variablen gibt der Calendly-Trigger aus?
Der Trigger stellt Calendly-Ereignisdaten als Variablen bereit, die andere Knoten verwenden können, z. B. als Platzhalter in Nachrichten oder als Kontaktfeld-Werte.
Standardvariablen
Variable | Was sie enthält |
| E-Mail-Adresse des Eingeladenen |
| Vorname des Eingeladenen |
| Nachname des Eingeladenen |
| Calendly-Referenz-URI für den geplanten Termin |
| Link, den der Eingeladene zum Absagen nutzen kann |
| Link, den der Eingeladene zum Umbuchen nutzen kann |
| Name des Calendly-Veranstaltungstyps (z. B. "30-Minuten-Meeting") |
| Startzeit des Termins (ISO 8601) |
| Endzeit des Termins (ISO 8601) |
| Notizen zum Termin, die am Ereignis hängen |
Automatisch vorgeschlagene Variablen
Superchat schlägt außerdem Variablen für alle benutzerdefinierten Fragen vor, die der Eingeladene bei der Buchung beantwortet hat (eine Variable pro Frage), sowie für jeden Gastgeber des Termins (host_1, host_2 usw.).
Benutzerdefinierte Variablen
Nutze das Modal Weitere Variablen hinzufügen, um jedes Feld aus dem Calendly-Payload in eine benannte Variable umzuwandeln – z. B. die Zeitzone des Eingeladenen, die Meeting-Teilnahme-URL oder den Standorttyp. Gib jeder benutzerdefinierten Variable einen Bezeichner und einen Typ (Text, Zahl, Boolean, E-Mail oder Datum).
Variablenbezeichner müssen innerhalb des Triggers eindeutig sein. Wenn ein Feld im Webhook-Payload leer oder null ist, bleibt die entsprechende Variable für diesen Durchlauf einfach leer.
Wie kann ich den Calendly-Trigger verwenden?
Sende eine WhatsApp-Buchungsbestätigung Trigger: Calendly-Termin gebucht → WhatsApp-Vorlagenknoten mit first_name, event_name, event_start_time und cancel_url als Vorlagenvariablen. Der Eingeladene erhält sofort eine personalisierte Bestätigung.
Benachrichtige ein Teammitglied bei Absage Trigger: Calendly-Termin abgesagt → Weist den Gesprächs-Knoten oder eine interne Notiz zu, die first_name, event_name und event_start_time verwendet. Dein Team wird sofort informiert, damit es nachfassen kann.
Erstelle oder aktualisiere einen Kontakt bei Buchung Trigger: Calendly-Termin gebucht → Knoten zum Erstellen oder Aktualisieren eines Kontakts mit email, first_name und last_name. Kontakte werden automatisch mit deinen Calendly-Buchungen synchronisiert.
Wer kann die Calendly-Integration verbinden und verwalten?
Integration verbinden: Nur Admins.
Bestehende Integration nutzen: Jeder Nutzer, der Automatisierungen bearbeiten kann.
Zugriffsumfang: Durch das Verbinden eines Calendly-Kontos erhält Superchat Zugriff auf die gesamte Calendly-Organisation, nicht nur auf den persönlichen Kalender. Alle Veranstaltungstypen in deinem Team sind sichtbar.
Trennen: Das Entfernen einer Calendly-Integration löscht auch den entsprechenden Webhook in Calendly. Automatisierungen, die davon abhängig sind, werden ungültig, bis sie auf eine andere Integration umgeleitet werden.
Fehlerbehebung
Fehlerbehebung
Die Automatisierung wurde nach einer Buchung nicht ausgeführt.
Überprüfe, ob der Trigger auf Calendly-Termin gebucht (nicht abgesagt) eingestellt ist, ob der richtige Veranstaltungstyp ausgewählt ist, ob die Automatisierung veröffentlicht ist und ob die Calendly-Integration fehlerfrei ist (kein Warnsymbol).
Ein neuer Veranstaltungstyp wird nicht im Dropdown-Menü angezeigt.
Klicke auf den Aktualisieren-Button neben dem Dropdown-Menü für Veranstaltungstypen – Superchat fragt Calendly bei Bedarf neu ab.Ein benutzerdefiniertes Feld, das ich in Calendly hinzugefügt habe, ist nicht als Variable verfügbar.
Automatisch erkannte Fragen und Gastgeber basieren auf dem zuletzt empfangenen Beispiel-Webhook. Führe eine Testbuchung durch, nachdem du das Feld hinzugefügt hast – sobald der neue Webhook eingeht, erscheint die Frage in der Variablenzuordnung.Ich möchte sowohl auf Buchungen als auch auf Absagen reagieren.
Erstelle zwei separate Automatisierungen, jede mit ihrem eigenen Calendly-Trigger – eine für gebucht und eine für abgesagt. Das ist so vorgesehen.Die Integration zeigt ein Warnsymbol an.
Das Calendly-Token ist abgelaufen oder wurde widerrufen. Verbinde das Konto in den Integrationseinstellungen neu, und die Automatisierung wird fortgesetzt.
Warum sehe ich einen Anmeldefehler, wenn ich Calendly verbinde?
Das bedeutet normalerweise, dass das mit Superchat verbundene Calendly-Konto nicht auf einem kostenpflichtigen Plan ist. Der Calendly-Trigger benötigt ein kostenpflichtiges Calendly-Abonnement, um zu funktionieren.
Ich stecke in einer Anmeldeschleife fest – Calendly versucht ständig, sich mit meinem alten Konto zu verbinden. Wie behebe ich das?
Calendly speichert deine Anmeldesitzung in einem Browser-Cookie. Selbst wenn du den Trigger löschst oder eine neue Automatisierung erstellst, wird weiterhin versucht, dieselben Anmeldedaten zu verwenden. Melde dich einfach zuerst in deinem Browser von Calendly ab und verbinde dich dann über den Button „Mit Calendly verbinden“ erneut – du wirst dann aufgefordert, dich mit einem anderen Konto anzumelden.
Meldet mich das Löschen des Triggers oder das Erstellen einer neuen Automatisierung bei Calendly ab?
Nein. Die Anmeldesitzung wird in einem Browser-Cookie gespeichert, nicht in Superchat. Du musst dich direkt in deinem Browser von Calendly abmelden, um die Verbindung zurückzusetzen.