Wie schreibe ich einer Kontaktperson?
Wenn du bereits in deinem Postfach bist, kannst du eine Nachricht senden, indem du einfach auf den blauen Stift-Button oben auf dem Bildschirm klickst. Fülle anschließend die relevanten Felder wie Empfänger, Kommunikationskanal und Betreff aus.
Alternativ kannst du auch direkt aus den Kontakten eine Nachricht senden. Wähle einfach den Kontakt aus, dem du schreiben möchtest, und klicke dann auf Neue Unterhaltung.
Wie markiere ich eine Unterhaltung als Erledigt?
Stelle sicher, dass du in deinem Postfach die Offenen Unterhaltungen ansiehst. Wähle dann einfach die Unterhaltung aus, die du als Erledigt markieren möchtest, und klicke auf das Häkchen-Symbol oben rechts. Wenn du auf Erledigt klickst, wird die Unterhaltung als erledigt markiert und du siehst sie nicht mehr unter Offen.
Wie markiere ich eine Unterhaltung als Offen?
Wähle in der Postfach-Ansicht den Bereich Erledigt aus. Klicke dann einfach auf die Unterhaltung, die du wieder öffnen möchtest, und drücke den Öffnen-Button (das Symbol, das wie ein Aktenschrank aussieht). Die Unterhaltung wird dann wieder in den Bereich Offen verschoben.
Wie weise ich eine Unterhaltung anderen zu?
Wähle in der Postfach-Ansicht die Unterhaltung aus, die du zuweisen möchtest. Klicke dann auf den Zuweisen-Button oben rechts und wähle im Dropdown-Menü den Teamkollegen aus, dem du die Unterhaltung zuweisen möchtest.
Wie exportiere ich eine Unterhaltung?
Wähle in deinem Postfach die Unterhaltung aus, die du exportieren möchtest, klicke dann auf die drei Punkte oben rechts und wähle Exportieren.
Im Popup-Fenster kannst du dann einstellen, wie du die Datei exportieren möchtest – entweder als direkten Download oder per E-Mail.
Alternativ kannst du eine Unterhaltung auch teilen, indem du auf den Link kopieren-Button klickst und die URL einfügst.
Wie kann ich meine Kanaleinstellungen bearbeiten?
Um deinen Kanal zu bearbeiten oder anzupassen, gehe zu Einstellungen > Postfächer und wähle dann den Kanal aus, den du bearbeiten möchtest, indem du darauf klickst.
Im folgenden Popup-Fenster siehst du die Felder, die du bearbeiten kannst, nämlich:
Absendername & interner Name
WhatsApp-Profilbild
Firmeninformationen
Firmenbeschreibung
Aktivieren oder Deaktivieren von Lesebestätigungen
QR-Code für deinen WhatsApp-Chat
Wie verschiebe ich einen Nachrichtenkanal in ein anderes Postfach?
Um einen Nachrichtenkanal in ein anderes Postfach zu verschieben, gehe zu Einstellungen > Postfächer > Das Postfach, das den Kanal derzeit hostet, den du verschieben möchtest. Wähle dann die drei Punkte neben dem Kanal aus, den du verschieben möchtest, fahre mit der Maus über Kanal verschieben und wähle dann das Postfach aus, in das du den Kanal verschieben möchtest.
Wie verwende ich Notizen?
Wenn du in der Unterhaltung bist, zu der du eine Notiz hinzufügen möchtest, klicke einfach auf den Notiz-Button im Textfeld.
Das Textfeld wird jetzt gelb. Es ist nützlich zu wissen, dass eine Nachricht immer dann einen gelben Hintergrund hat, wenn es sich um eine interne Notiz handelt (die für den Kunden nicht sichtbar ist).
Du kannst auch direkt ein Teammitglied in deiner Notiz markieren, indem du das @-Symbol im Textfeld auswählst und den Kollegen eingibst, den du markieren möchtest.
Wie kann ich meine Unterhaltungsansicht filtern?
Um die angezeigten Unterhaltungen zu filtern, kannst du zunächst eine Ansicht in der Unterhaltungs-Seitenleiste erstellen.
Klicke einfach auf Ansicht erstellen, gib einen Namen ein und wähle den Filter aus, den du anwenden möchtest (z. B. Filter nach einem bestimmten Label, Lese-Status oder Postfach). Klicke dann auf Speichern.
Alle von dir erstellten benutzerdefinierten Ansichten werden dann in der Seitenleiste angezeigt. Wenn du auf die Ansicht klickst, werden die Unterhaltungen in deinem Postfach nur noch nach den festgelegten Parametern gefiltert.
Wie erstelle ich ein weiteres Postfach?
Stelle sicher, dass du dich in der Postfach-Ansicht befindest und im Bereich Postfächer der Seitenleiste. Klicke dann auf Neues Postfach.
Anschließend musst du nur noch einen Titel für das neue Postfach eingeben (sowie eine Beschreibung, falls gewünscht – dies ist jedoch nicht verpflichtend).
Woher weiß ich, ob eine Nachricht bereits bearbeitet wurde?
Eine Nachricht gilt für alle als bearbeitet, sobald sie von einem Nutzer gelesen wurde und entweder zugewiesen, beantwortet oder als erledigt markiert wurde.
Wenn eine Nachricht gelesen, aber noch nicht zugewiesen oder bearbeitet wurde, erscheint weiterhin ein rotes Benachrichtigungssymbol daneben. Dies zeigt an, dass möglicherweise weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Wenn du eine Nachricht liest, ohne sie zuzuweisen oder zu beantworten, bleibt die Nachricht für andere Nutzer als ungelesen sichtbar.
Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten wird für jeden Nutzer individuell angezeigt und ist durch das rote Benachrichtigungssymbol im Postfach oder durch die Zahlen in der Unterhaltungs-Seitenleiste erkennbar.
Wie verschiebe ich Unterhaltungen zwischen Postfächern?
Während du dich in der Unterhaltung befindest, die du verschieben möchtest, klicke auf die drei Punkte oben rechts. Dann kannst du einfach mit der Maus über Verschieben nach fahren und im Dropdown-Menü das Postfach auswählen, in das du die Unterhaltung verschieben möchtest.
❗️Achtung: Wenn du eine Unterhaltung in ein Postfach verschiebst, auf das du keinen Zugriff hast, ist die Unterhaltung für dich nicht mehr sichtbar.