Was sind Postfächer?
Ein Postfach ist ein Ordner für Kanäle. Mit Postfächern legst du fest, welche Teammitglieder Zugriff auf welchen Ordner – und damit auch auf die darin enthaltenen Unterhaltungen – haben. Außerdem kannst du in Postfächern grundlegende Autoresponder einrichten, z. B. eine Willkommensnachricht oder eine Abwesenheitsantwort außerhalb der Geschäftszeiten.
Warum nutzen Unternehmen Postfächer?
Unternehmen verwenden Postfächer typischerweise, um die Kommunikation zu organisieren für:
Verschiedene Abteilungen (z. B. Vertrieb, Support, Recruiting)
Verschiedene Standorte (z. B. Büro Berlin, Büro München)
So sieht jedes Team nur die Unterhaltungen, die für es relevant sind.
Postfächer erstellen und verwalten
Du kannst Postfächer in Einstellungen → Postfächer erstellen und verwalten.
Neues Postfach erstellen
1. Gehe zu Einstellungen → Postfächer.
2. Klicke auf den blauen + Button, um ein neues Postfach hinzuzufügen.
Kanal verbinden
1. Gehe zu Einstellungen → Postfächer.
2. Wähle ein Postfach aus.
3. Wenn noch keine Kanäle verbunden sind, klicke auf eine Kanal-Karte, um den jeweiligen Kanal hinzuzufügen. Wenn bereits Kanäle verbunden sind, scrolle nach unten und klicke auf Kanal hinzufügen.
Kanäle zwischen Postfächern verschieben: Du kannst einen Kanal von einem Postfach in ein anderes verschieben, wenn er dort nicht mehr benötigt wird. Damit ändert sich auch, wer Zugriff auf bestehende und zukünftige Unterhaltungen hat. Sobald ein Kanal verschoben wurde, können nur noch Nutzer mit Zugriff auf das neue Postfach diese Unterhaltungen sehen.
Autoresponder einrichten
1. Gehe zu Einstellungen → Postfächer.
2. Wähle ein Postfach aus.
3. Scrolle zum Bereich Autoresponder.
4. Aktiviere die Willkommensnachricht und passe den Text an. Alternativ kannst du auch eine Automation einrichten, um komplexere Abläufe zu steuern.
5. Aktiviere Abwesenheitsantworten. Dafür musst du die Öffnungszeiten für dein Postfach definieren und die Abwesenheitsnachricht anpassen.
Nutzerzugriff verwalten
1. Gehe zu Einstellungen → Postfächer.
2. Wähle ein Postfach aus.
3. Scrolle zum Bereich Nutzer verwalten.
Postfächer löschen
Am Ende der Postfach-Einstellungen kannst du ein Postfach entfernen, wenn es nicht mehr gebraucht wird. Bevor ein Postfach gelöscht werden kann, müssen alle Kanäle darin entweder gelöscht oder in ein anderes Postfach verschoben werden.
Achtung! Das Löschen eines Kanals löscht auch alle zugehörigen Unterhaltungen!
Mit mehreren Postfächern im Universellen Posteingang arbeiten
Wenn du Teil von mehreren Postfächern bist, kannst du selbst entscheiden, wie du Unterhaltungen anzeigen und organisieren möchtest:
Unterhaltungen anzeigen
Filter über alle Postfächer: Zeigt dir alle Unterhaltungen an, auf die du Zugriff hast (z. B. Alle Unterhaltungen, Mir zugewiesen, Nicht zugewiesen).
Postfach-Tabs: Fokussiere dich nur auf Unterhaltungen aus einem bestimmten Postfach.
Unterhaltungen organisieren
Zwischen Postfächern verschieben: Beispiel: Eine Support-Anfrage landet im Postfach Vertrieb? Verschiebe sie einfach ins Postfach Support.
In Postfächer verschieben, auf die du keinen Zugriff hast: Das ist möglich. Aber: Sobald du die Unterhaltung verschoben hast, kannst du sie selbst nicht mehr öffnen.
FAQ
Verschiebt das Verschieben einer Unterhaltung in ein anderes Postfach auch die Nummer oder den Kanal?
Verschiebt das Verschieben einer Unterhaltung in ein anderes Postfach auch die Nummer oder den Kanal?
Nein. Die Nummer bzw. der Kanal bleibt immer mit dem ursprünglichen Postfach verbunden. Das Verschieben einer Unterhaltung ändert nur, wo die Unterhaltung organisiert ist, nicht aber den zugrunde liegenden Kanal.