Il trigger Calendly ti consente di avviare un'automazione automaticamente ogni volta che qualcuno prenota o annulla un incontro in Calendly. Si tratta di un nodo trigger nativo: non è necessario alcun strumento di terze parti come Zapier.
Usalo per inviare conferme di prenotazione tramite WhatsApp, notificare a un membro del team quando un incontro viene annullato o creare e aggiornare i contatti man mano che arrivano le prenotazioni.
Di cosa ho bisogno prima di iniziare?
Hai bisogno di due cose prima di poter utilizzare il trigger Calendly:
Un account Calendly con almeno un tipo di evento configurato.
Un'integrazione Calendly collegata in Superchat. Se non ne hai ancora collegata una, il nodo trigger mostrerà un pulsante Collega con Calendly.
Fai clic su di esso, poi accedi a Calendly nella finestra popup che appare e concedi a Superchat le autorizzazioni richieste. Superchat registrerà automaticamente un webhook con Calendly in modo che gli eventi vengano ricevuti.
Collegare e scollegare un'integrazione Calendly è un'azione da amministratore. Qualsiasi utente che può modificare le automazioni può utilizzare un'integrazione esistente.
Come aggiungo il trigger Calendly a un'automazione?
Apri il costruttore di automazioni e seleziona il trigger Calendly pertinente come nodo di inizio – può trattarsi del trigger Prenotazione incontro Calendly o Annullamento incontro Calendly, a seconda del tuo caso d'uso.
Scegli un account Calendly. Seleziona l'integrazione collegata che desideri utilizzare per questa automazione. Se gestisci più account Calendly, verranno tutti visualizzati qui. Un'icona di avviso indica che l'integrazione non è in uno stato sano e necessita di essere ricollegata.
Scegli un tipo di evento Calendly. Seleziona quale calendario deve essere monitorato da questa automazione (ad esempio, "Incontro di 30 minuti" o "Chiamata di scoperta"). Usa il pulsante di aggiornamento se hai appena creato un nuovo tipo di evento in Calendly e non è ancora visualizzato.
Mappa le variabili di output. Una volta selezionati un tipo di evento e un evento trigger, il pannello mostrerà una sezione Variabili di output. Superchat mappa automaticamente una serie di variabili utili per impostazione predefinita. Puoi mantenere le impostazioni predefinite, rinominarle, aggiungerne altre dall'intero payload di Calendly o rimuovere quelle che non ti servono. Viene mostrato un payload di esempio per aiutarti – Superchat utilizza l'ultimo webhook reale ricevuto o uno scheletro generico se non ne è ancora arrivato nessuno.
Aggiungi i passaggi successivi e pubblica. Costruisci il resto della tua automazione utilizzando le variabili di output come valori dinamici. Una volta pubblicata e attiva, gli eventi Calendly inizieranno a triggerarla.
Quali variabili produce il trigger Calendly?
Il trigger espone i dati degli eventi Calendly come variabili che altri nodi possono utilizzare, ad esempio come segnaposto nei messaggi o come valori dei campi del contatto.
Variabili predefinite
Variabile | Cosa contiene |
| Indirizzo email dell'invitato |
| Nome dell'invitato |
| Cognome dell'invitato |
| URI di riferimento di Calendly per l'evento programmato |
| Link che l'invitato può utilizzare per annullare |
| Link che l'invitato può utilizzare per riprogrammare |
| Nome del tipo di evento Calendly (es. "Incontro di 30 minuti") |
| Ora di inizio dell'incontro (ISO 8601) |
| Ora di fine dell'incontro (ISO 8601) |
| Note dell'incontro allegate all'evento |
Variabili suggerite automaticamente
Superchat suggerisce anche variabili per qualsiasi domanda personalizzata a cui l'invitato ha risposto durante la prenotazione (una variabile per domanda) e per ogni organizzatore dell'evento (host_1, host_2, ecc.).
Variabili personalizzate
Usa la finestra modale Aggiungi altre variabili per trasformare qualsiasi campo del payload di Calendly in una variabile denominata – ad esempio, il fuso orario dell'invitato, l'URL per partecipare all'incontro o il tipo di location. Assegna a ogni variabile personalizzata un identificatore e un tipo (Testo, Numero, Booleano, Email o Data).
Gli identificatori delle variabili devono essere univoci all'interno del trigger. Se un campo nel payload del webhook è vuoto o nullo, la variabile corrispondente sarà semplicemente vuota per quella esecuzione.
Come posso utilizzare il trigger Calendly?
Invia una conferma di prenotazione tramite WhatsApp Trigger: Prenotazione incontro Calendly → Nodo modello WhatsApp che utilizza first_name, event_name, event_start_time e cancel_url come variabili del modello. L'invitato riceve una conferma personalizzata nel momento in cui prenota.
Notifica a un membro del team l'annullamento Trigger: Annullamento incontro Calendly → Nodo assegna conversazione o nota interna che utilizza first_name, event_name e event_start_time. Il tuo team viene informato immediatamente in modo da poter effettuare un follow-up.
Crea o aggiorna un contatto alla prenotazione Trigger: Prenotazione incontro Calendly → Nodo crea o aggiorna contatto che utilizza email, first_name e last_name. I contatti vengono sincronizzati automaticamente con le tue prenotazioni Calendly.
Chi può collegare e gestire l'integrazione Calendly?
Collegare un'integrazione: Solo l'amministratore.
Utilizzare un'integrazione esistente: Qualsiasi utente che può modificare le automazioni.
Ambito di accesso: Collegare un account Calendly concede a Superchat l'accesso all'intera organizzazione Calendly, non solo al calendario personale. Tutti i tipi di evento del tuo team sono visibili.
Scollegare: Rimuovere un'integrazione Calendly elimina anche il webhook corrispondente in Calendly. Le automazioni che dipendevano da essa diventano non valide finché non vengono ricollegate a un'altra integrazione.
Risoluzione dei problemi
Risoluzione dei problemi
L'automazione non è stata eseguita dopo una prenotazione.
Verifica che il trigger sia impostato su Prenotazione incontro Calendly (non annullato), che sia selezionato il tipo di evento corretto, che l'automazione sia pubblicata e che l'integrazione Calendly sia in stato sano (nessuna icona di avviso).
Un nuovo tipo di evento non appare nel menu a tendina.
Fai clic sul pulsante di aggiornamento accanto al menu a tendina del tipo di evento: Superchat richiede nuovamente i dati a Calendly su richiesta.Un campo personalizzato che ho aggiunto in Calendly non è disponibile come variabile.
Le domande e gli organizzatori rilevati automaticamente si basano sull'ultimo webhook di esempio ricevuto. Effettua una prenotazione di prova dopo aver aggiunto il campo: una volta arrivato il nuovo webhook, la domanda apparirà nella mappatura delle variabili.Voglio reagire sia alle prenotazioni che agli annullamenti.
Crea due automazioni separate, ognuna con il proprio trigger Calendly – una impostata su prenotato e una su annullato. Questo è previsto dal design.L'integrazione mostra un'icona di avviso.
Il token di Calendly è scaduto o è stato revocato. Ricollega l'account dalle impostazioni di integrazione e l'automazione riprenderà a funzionare.
Perché vedo un errore di accesso quando collego Calendly?
Questo di solito significa che l'account Calendly collegato a Superchat non è su un piano a pagamento. Il trigger Calendly richiede un abbonamento Calendly a pagamento per funzionare.
Sono bloccato in un loop di accesso: Calendly continua a provare a collegarsi con il mio vecchio account. Come posso risolvere?
Calendly memorizza la sessione di accesso in un cookie del browser, quindi anche se elimini il trigger o crei una nuova automazione, continuerà a provare a utilizzare le stesse credenziali. Per risolvere, esci semplicemente da Calendly nel tuo browser, poi ricollegati tramite il pulsante "Collega con Calendly": ti verrà chiesto di accedere con un account diverso.
Eliminare il trigger o creare una nuova automazione mi scollega da Calendly?
No. La sessione di accesso è memorizzata in un cookie del browser, non in Superchat. Devi uscire da Calendly direttamente nel tuo browser per reimpostare la connessione.