Come funziona lo stato delle conversazioni?
Aperte
Ogni volta che un cliente ti invia un messaggio (per la prima volta o successivamente), la conversazione viene inserita in Aperte. Questo significa: è necessaria un’azione.
Completate
Quando hai terminato di gestire una richiesta, contrassegna la conversazione come Completata.
Se il cliente invia un nuovo messaggio, la conversazione si riapre automaticamente come Aperta, così non ti sfuggirà.
Posticipate
Usa questa opzione quando stai aspettando qualcosa (ad esempio, informazioni da un collega o se il cliente ti chiede di ricontattarlo tra 2 settimane).
Scegli per quanto tempo posticipare. Quando il periodo di posticipo scade, la conversazione torna in Aperte.
Se il cliente risponde mentre la conversazione è posticipata, questa si riapre immediatamente. Puoi poi reimpostare il posticipo in soli due clic.
Quando usare Aperte, Posticipate o Completate?
Mantieni il lavoro visibile (Aperte): Tutto ciò che richiede ancora una risposta o un’azione.
Rimuovi gli elementi completati (Completate): Dopo che tu o il tuo AI/Automazione avete risolto la richiesta.
Imposta promemoria (Posticipate):
Stai aspettando una terza parte e vuoi un promemoria tra qualche ora o giorno.
Un lead dice "ricontattami tra 2 settimane". Posticipa per 2 settimane e la conversazione tornerà in Aperte al momento giusto.
Cambiare lo stato di una conversazione
1. Vai alla Inbox unificata.
2. Apri una conversazione.
3. Usa il controllo dello stato (menu a tre punti o azioni nell’intestazione) per selezionare Aperte, Posticipate (scegli un orario) o Completate. Se selezioni Posticipate, puoi scegliere un orario o un intervallo di tempo specifico dopo il quale la conversazione tornerà in Aperte.
Nota bene: Gli utenti della Tastiera/Menu dei Comandi possono aggiornare lo stato anche senza il mouse. Leggi qui per saperne di più sul Menu dei Comandi
Best practice
Punta a raggiungere inbox zero: Cerca di svuotare la lista delle Aperte alla fine di ogni giornata.
Usa Posticipate come sistema di promemoria: Non c’è bisogno di post-it o elenchi di attività esterni: posticipa le conversazioni e lascia che tornino da te quando è il momento. Puoi anche aggiungere una nota interna prima di posticipare, così quando la conversazione si riapre vedrai il contesto del perché l’hai impostata.