Zapier: Calendly Integration - Automatisierte Kontaktsynchronisation

Einführung

In diesem Artikel erklären wir dir, wie du automatisch neue Kontakte aus Calendly über Zapier in Superchat einpflegen kannst. Das ist der 1. Teil der Calendly x Superchat Reihe. Dieser Zap ist aus Übersichtlichkeitsgründen kleiner, als der folgende Zap dieser Reihe. Es werden also nicht mehrere Zaps benötigt.

Video Tutorial

Schritt-für-Schritt Erklärung

1. Erstelle einen neuen Zap in Zapier (Alternativ in Make).
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2. Wähle New Customer in Calendly als Auslöser.
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3. Find a Contact in Superchat ist der zweite Schritt des Zaps:

    

   

    

   1. Wähle unter Field den Inhalt Phone number.
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   2. Wähle als Value die Telefonnummer aus Schritt 1 von Calendly.
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   3. Wähle Yes im Feld Should this step be considered a "success" when nothing is found?

       

    

4. Formatiere die Telefonnummer in das richtige Format (optional).

    

   

    

   1. Superchat übernimmt nur das E164-Format für Telefonnummern. Je nachdem wie euer Calendly eingerichtet ist, könnt ihr prüfen, ob das für euch relevant ist.
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   2. Wähle unter Transform den Inhalt Format Phone Number.
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   3. Wähle unter Input den Inhalt aus Schritt 1 von Calendly.
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   4. Wähle unter To Format den Inhalt (E164) aus

       

5. Füge als nächsten Step Paths hinzu, da der Zap herausfinden soll, ob der Kontakt bereits bei Superchat vorhanden ist.

    

6. Setze in den Path Rules folgende Regeln:

    

   

    

   1. Falls Kontakt nicht vorhanden ist - "Only continue if" -> "Zap Search Was Found Status" -> (Boolean is false).
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   2. Falls Kontakt vorhanden ist - "Only continue if" -> "Zap Search Was Found Status" -> (Boolean is true).
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7. Kontakt soll erstellt, oder bearbeitet werden, in Superchat.

    

   

    

   1. Kontakt wird erstellt - markierte Felder werden aus Schritt 1 von Calendly übernommen.

       

       

       

      

       

   2. Kontakt wird bearbeitet - dasselbe wie bei 7a, mit Ausnahme, dass zusätzlich die ID aus Schritt 2 "Find a Contact in Superchat" übernommen wird

       

   3. Wichtig! Telefonnummer und E-Mail sollen nicht aktualisiert werden, da diese in Superchat nicht änderbar sind, und somit der Schritt fehlschlagen würde!

       

    

8. Veröffentliche den Zap. Jetzt werden automatisch Kontakte in Superchat synchronisiert, wenn ein neuer/bestehender Kunde über Calendly einen Termin bucht.

    

    

Nächster Schritt

Als Nächstes empfehlen wir den folgenden Artikel, um einen Zap zu erstellen, der automatisch eine Terminbestätigung per WhatsApp verschickt, wenn in Calendly ein Termin gebucht wurde:
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