Zapier bietet eine Vielzahl erweiterter Funktionen, mit denen du flexiblere und leistungsstärkere Workflows (in Zapier als Zaps bezeichnet) erstellen kannst. Diese Funktionen sind besonders nützlich, wenn du steuern möchtest, wann ein Zap ausgeführt wird, was in Abhängigkeit von Kundenangaben passiert oder wie Daten formatiert werden sollen, bevor sie an Superchat gesendet werden.

Im Folgenden findest du die am häufigsten verwendeten erweiterten Funktionen und wie du sie nutzt.

Filter ermöglichen es dir, Bedingungen hinzuzufügen, die bestimmen, ob ein Zap weiter ausgeführt oder gestoppt werden soll. Dies ist eine der wichtigsten Funktionen in Zapier, da sie hilft, unnötige Automatisierungsläufe zu vermeiden, falsche Nachrichten zu verhindern und unerwünschte Kontakterstellungen zu reduzieren.

Filter werden häufig verwendet, um:

Beispiel:
Verwende einen Filter, um eine Aktion nur dann auszulösen, wenn das übermittelte Formular ein bestimmtes Schlüsselwort enthält (z. B. „Solar“, „Demo-Anfrage“ oder „Dringend“).

Tipp:

Füge deinen Filter nach Möglichkeit direkt nach dem Trigger hinzu. So wird sichergestellt, dass dein Zap nur fortgesetzt wird, wenn die erforderlichen Bedingungen erfüllt sind (z. B. Telefonnummer vorhanden, Einwilligung erteilt, keine Testdaten).

Häufiger Fehler:

Filter zu spät im Zap zu platzieren. Dies kann zu unnötigen Zap-Läufen führen und dazu, dass unvollständige Kontakte erstellt oder unerwünschte Nachrichten ausgelöst werden, bevor der Zap stoppt.

Verzögerungen ermöglichen es dir, eine Pause zwischen dem Trigger und der nächsten Aktion einzufügen. Das ist nützlich, wenn du einem anderen System Zeit geben möchtest, Daten zu aktualisieren, oder wenn du warten möchtest, bevor du eine Nachricht an den Kunden sendest.

Verzögerungen werden häufig verwendet, um:

Beispiel:
Füge eine 5-minütige Verzögerung hinzu, bevor eine WhatsApp-Nachricht in Superchat gesendet wird. So hat dein Team Zeit, die Lead-Details zu prüfen oder sicherzustellen, dass die Kontaktdaten korrekt synchronisiert wurden.

Tipp:

Verwende Verzögerungen, um den Zeitpunkt zwischen den Schritten zu steuern – besonders vor dem Senden von Nachrichten. Das ist nützlich, wenn Kontaktdaten Zeit zur Synchronisation benötigen oder wenn du vermeiden möchtest, sofort auf einen Trigger zu reagieren.

Häufiger Fehler:

Verzögerungen am Ende des Zaps hinzuzufügen, anstatt vor der Aktion, die verzögert werden soll (z. B. Verzögerung nach dem Senden der Nachricht).

Mit dem Formatter kannst du Daten in Zapier automatisch anpassen, bereinigen und umstrukturieren. Das ist besonders hilfreich, wenn die Daten aus einem anderen Tool nicht im richtigen Format für Superchat vorliegen.

Die korrekte Datenzuordnung und -formatierung sind entscheidend für zuverlässige Zaps. Wenn Felder fehlen oder Werte im falschen Format vorliegen (z. B. Telefonnummern ohne Landesvorwahl), können Superchat-Aktionen fehlschlagen oder Kontakte mit unvollständigen Informationen erstellt werden. Der Zapier Formatter hilft dir, deine Daten zu standardisieren und vorzubereiten, bevor sie an Superchat gesendet werden.

Der Formatter wird häufig verwendet, um:

Beispiel:
Ein Formular-Tool sendet das Feld „Name“ als Max Mustermann. Verwende den Formatter, um dies zu trennen in:

Tipp:

Verwende den Formatter, um Daten zu standardisieren, bevor sie an Superchat gesendet werden. Das ist besonders wichtig für Telefonnummern (internationales Format), Namen und Datumsfelder (die in Superchat als E.164, JJJJ-MM-TT oder JJJJ-MM-TT hh-mm-ssZ formatiert werden).

Häufiger Fehler:

Daten ohne Formatierung direkt in Superchat zu übertragen. Das kann dazu führen, dass Aktionen fehlschlagen oder Kontakte mit fehlenden oder falschen Attributen erstellt werden.

Pfade ermöglichen es dir, „Wenn/Dann“-Logik in deinen Zap einzubauen. Das bedeutet, dass der Zap je nach Kundendaten, Auswahl oder Verhalten unterschiedliche Schritte ausführen kann.

Pfade werden häufig verwendet, um:

Beispiel:
Wenn die Formularübermittlung das Schlüsselwort „Dringend“ enthält, wird Aktion A ausgelöst (z. B. sofort eine WhatsApp-Nachricht senden + Vertrieb benachrichtigen). Wenn das Schlüsselwort nicht enthalten ist, wird Aktion B ausgelöst (z. B. Kontakt zu einer Nurturing-Liste hinzufügen und eine Standardantwort senden).

Tipp:

Verwende Pfade, um klare „Wenn/Dann“-Logik aufzubauen. Halte die Bedingungen einfach, damit jeder Kontakt ohne Überschneidungen in den richtigen Pfad geleitet wird.

Häufiger Fehler:

Zu breite oder unklare Pfadbedingungen zu erstellen, was dazu führen kann, dass Kontakte falsch weitergeleitet werden oder die falsche Nachricht erhalten.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass Zapier nur dem ersten Pfad folgt, dessen Bedingungen erfüllt sind – selbst wenn mehrere Pfade zutreffen. Daher lohnt es sich, die Reihenfolge der Pfade sorgfältig zu planen.

Mehrstufige Zaps ermöglichen es dir, fortschrittlichere Workflows zu erstellen, bei denen ein Trigger mehrere Aktionen auslöst. Das ist ideal, wenn du mehrere Tools automatisch aktualisieren möchtest.

Mehrstufige Zaps werden häufig verwendet, um:

Beispiel:
Nachdem ein Kunde ein Formular übermittelt hat:

So entsteht ein vollständiger Workflow aus einem einzigen Trigger.

Tipp:

Strukturiere mehrstufige Zaps in einer logischen Reihenfolge: Kontakt erstellen/aktualisieren → Attribute ergänzen → Nachricht senden → interne Follow-ups. So ist sichergestellt, dass Superchat immer über die aktuellsten Daten verfügt, bevor Nachrichtenaktionen ausgeführt werden.

Häufiger Fehler:

Eine Nachricht zu senden, bevor die Kontaktdaten aktualisiert wurden. Das kann zu falscher Personalisierung, fehlenden Attributen oder Nachrichten führen, die gesendet werden, bevor der Kontakt korrekt erstellt wurde.