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Get Started: Zapier

Erste Schritte zum Thema: Automatisierungen mit Zapier. Was ist Zapier und wofür kann ich es einsetzen? Wie erstelle ich einen "Zap"?


 

1. Was ist Zapier? Wie kann Zapier mir helfen?

Zapier ist ein benutzerfreundliches Online Tool, das es dir ermöglicht, Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen zu automatisieren und somit effizienter zu gestalten. Dies geschieht, indem Zapier Aktionen zwischen verschiedenen, täglich verwendeten Apps und Software miteinander verknüpft und synchronisiert, sodass wiederkehrende Prozesse und redundante Arbeitsschritte automatisch ausgeführt werden können.

 

Das Erstellen von sogenannten "Zaps" zwischen deinen Apps spart Zeit und gibt deinen Mitarbeitern die Freiheit, sich auf die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen zu fokussieren.

 

📔 Wichtige Definitionen:

  • Zap: Ein Zap ist ein automatisierter Workflow zwischen mindestens zwei Apps. Zaps bestehen aus mindestens zwei Teilen: einem Trigger (= Auslöser) und einer oder schliesslich mehreren Aktionen.

  • Trigger (= Auslöser): Der Trigger ist das auslösende Ereignis in einer App, welches den Zap startet.

  • Action (Aktion): Die Action ist das Ereignis, welches dann in einer anderen App ausgelöst wird.

 

2. Wie kann ich Zapier verwenden?

Um Zapier zu verwenden, ist eine kostenlose Registrierung auf der Website notwendig. Anschließend kannst du dein Superchat mit diversen Apps verknüpfen, um automatisiert Nachrichten zu senden.

  1. Klicke in Superchat oben rechts auf deinen Namen und dann auf Einstellungen

  2. Wähle links Integrationen aus und klicke anschließend auf Zapier

  3. Du landest nun auf folgender Seite, wo du deinen Zapier Account anlegen kannst:

💡 Tipp: Auf derselben Seite findest du Templates für Superchat Integrationen, die du kopieren und ohne großen Aufwand austesten bzw. anwenden kannst.

 

3. Wie erstelle ich einen Zap?

  1. Melde dich zunächst in deinem Zapier Account an

  2. Klicke oben links in der Navigation auf Create Zap

  3. Gib deinem Zap einen Namen (links oben)

  4. Zuerst erstellst du nun einen Trigger (= Auslöser). Befolge hierzu alle Schritte, durch die Zapier dich bequem leitet:

     

    1. Wähle die App und das Event, welche deinen Trigger auslösen sollen

    2. Wähle den Account, der mit dem Trigger verknüpft sein soll

    3. Entscheide dich für den Trigger, der die Action auslösen wird

    4. Teste deinen erstellten Trigger.

       

  5. Als nächstes erstellst du nun die Action, die der Trigger auslösen soll. In Superchat handelt es sich dabei um das automatisierte Senden einer Nachricht. Befolge hierzu die folgenden Schritte, durch die Zapier dich bequem leitet:

     

    1. Wähle Superchat als App und Send Message als Event aus

    2. Verknüpfe deinen Superchat Account.

    3. Definiere die einzelnen Bausteine der Action, die ausgelöst werden soll. Hier das automatisierte Senden einer Nachricht.

       

  6. Teste deinen erstellten Zap.

  7. Der Test war erfolgreich? Dann klicke auf Publish. Geschafft! 👏

✂️ Du kannst deine Zaps jederzeit einsehen, bearbeiten, an- oder ausschalten.

 

3.1 Erstelle einen neuen Zap mithilfe von KI

Zapier bietet mittlerweile die Funktion mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz einen Zap zu erstellen.

  1. Beschreibe den Arbeitslauf in dem Textfeld, den du gerne automatisieren möchtest

  2. Klicke unten rechts auf Generate

  3. Auf deiner Eingabe basierend öffnet sich ein Feld mit Vorschlägen zu Zap-Vorlagen

 

4. Wo finde ich Templates für Superchat Integrationen in Zapier?

Nachdem du dich in deinem Zapier Account angemeldet hast, kannst du auf bereits existierende Templates für beliebte Superchat Integrationen zugreifen, die du bequem kopieren und für dein Unternehmen austesten bzw. anwenden kannst.

  1. Melde dich zunächst an und navigiere in dein Dashboard

  2. Suche unter Make a Zap nach der jeweiligen App, die du mit Superchat (rechts im Suchfeld eintragen) verknüpfen möchtest

  3. Wähle einen Trigger (= Auslöser) in der App und die Aktion aus, die in Superchat automatisiert stattfinden soll

  4. Nun wird dir ein mögliches Template angezeigt, welches du mit Klicken auf Try It austesten kannst

 

5. Was ist ein typisches Anwendungsbeispiel (Use Case)?

Äußerst beliebt ist die Zapier Verknüpfung von Typeform zu Superchat, in der das Ausfüllen eines Formulars in Typeform (Trigger) eine automatisierte Nachricht aus Superchat sendet (Action).

 

Wie du diese für dich erstellst und nutzen kannst, erfährst du in diesem Video 📺: