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Get started: Automations

Erste Schritte zum Thema: Automations. Was sind Automations und wie erstelle ich eine Automation.

 

 

1. Was sind Automations? Wie können Automations mir helfen?

Automations ermöglichen es dir, wiederkehrende Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen zu automatisieren und somit effizienter zu gestalten. Durch ein intuitives Baukastensystem kannst du direkt im Superchat Interface deinen eigenen Chatbot erstellen, der automatisiert auf eingehende Nachrichten antwortet und durch individuelle Workflows deine Kommunikation strukturieren.

 

Durch die benutzerfreundliche Oberfläche kannst du nahezu jeden Kommunikationsablauf spielend leicht automatisieren. Hier ein paar Beispiele:

  • Chatflows & Chatbots: Datenerfassung von Kontakten und Lead-Qualifizierung

  • Workflows: Automatische Weiterleitung von einer Unterhaltung in das richtige Postfach, automatische Zuweisung einer Unterhaltung an das richtige Team oder den richtigen Benutzer, automatisches Hinzufügen von Kontakten zu einer Kontaktliste

  • Sequenzen: Personalisierung und zeitlich abgestimmte Marketingsequenzen zur Gewinnung von Neukunden

📔 Wichtige Definitionen:

  • Automation: Eine Automation hilft einem Unternehmen dabei, manuelle Aufgaben und Prozesse zu automatisieren

  • Run: Jedes Mal, wenn eine Automation ausgelöst und ein Vorgang an einem Kontakt automatisiert wird.

  • Node: Die Bausteine, aus denen eine Automation besteht. Es gibt drei verschiedene Typen von Nodes:

    1. Trigger: Das Event, das die Automation auslöst.

    2. Aktionen: Die Vorgänge, die von der Automation ausgeführt werden, um einen manuellen Prozess zu automatisieren, wie z.B. das Versenden einer Nachricht oder das Hinzufügen von einem Kontakt zu einer Kontaktliste.

    3. Filter: Die Vorgänge, die den Weg bestimmen, den ein Kontakt während eines Runs innerhalb einer Automation geht

 

2. Der Baukasten

Im Baukasten kannst du deine Automation bauen, bearbeiten und ihren Status verändern. In diesem Abschnitt findest du eine Übersicht zu allen Funktionen im Baukasten.

  1. Oben links findest du das Hilfe-Center, den Versionsverlauf und das Aktivitätsprotokoll

     

    1. Hilfe-Center: Hier findest du hilfreiche Anleitungen und Artikel, kannst unser Support-Team im Live-Support kontaktieren und Fehler melden

    2. Versionsverlauf: Hier findest du die aktuelle und alle vergangenen Versionen deiner Automation. Falls euch ein Fehler auffällt oder ihr mit mehreren Benutzern an der Automation arbeitet, könnt ihr hier vergangene Versionen wiederherstellen

    3. Aktivitätsprotokoll: Hier kannst du später nachschauen, welche Kontakte deine Automation wann durchlaufen sind

       

  2. Oben in der Mitte, neben dem Namen deiner Automation findest du den Status der Automation (Entwurf, aktiv, pausiert oder archiviert)

     

  3. Unten findest du hilfreiche Shortcuts (Mitte) und eine Mini-Map (links), um immer den Überblick über deine Automation zu behalten


3. Wie erstelle ich eine Automation?
 

  1. Melde dich zunächst bei Superchat an.

  2. Klicke oben in der Navigation ganz rechts auf Automations.

  3. In der Übersicht kannst du neue Automations erstellen und deine bestehenden Automations bearbeiten.

  4. Klicke oben rechts auf Neue Automation, um eine neue Automation zu erstellen.

     

  5. Gib deiner Automation einen Namen und eine Beschreibung.

     

  6. Füge als Erstes einen Trigger hinzu, der die Automation auslöst. Hier hast du fünf Möglichkeiten:

     

    1. Neue eingehende Nachricht: Startet die Automation für jede neue eingehende Nachricht in Superchat

    2. Neue eingehende Unterhaltung: Startet die Automation nur bei der ersten Nachricht einer Unterhaltung in Superchat

    3. Unterhaltung als erledigt markiert: Startet die Automation, wenn eine Unterhaltung als erledigt markiert wird.

    4. Manueller Trigger: Nutzer können die Automation manuell über den Chat in Superchat starten.

    5. Datum & Uhrzeit: Startet eine Automation, die auf Datum/Uhrzeit eines Kontaktattributs basiert.

       

  7. Wenn du den Trigger ausgewählt hast, öffnet sich eine Seitenleiste. Wähle hier einen oder mehrere Kommunikationskanäle aus, für die die Automation ausgelöst werden soll und ob die Automation nur einmal oder mehrmals pro Kontakt ausgelöst werden soll.

     

  8. Klicke nun auf den Button neben "Danach mache folgendes", halte ihn gedrückt und ziehe deinen Cursor an eine beliebige Stelle im Baukasten, um den ersten Schritt der Automation zu definieren.

Ab hier hast du durch Drag-and-Drop Aktionen unzählige Möglichkeiten, deine Automation zu orchestrieren. Im nächsten Abschnitt erklären wir dir, wie du eine Automation gestalten kannst.

💡Tipp: In den meisten Fällen ist Neue eingehende Nachricht der richtige Trigger für deine Automation. Der Trigger Neue eingehende Unterhaltung bietet sich zum Beispiel an, um beim Erstkontakt Daten, wie beispielsweise die Kundenummer, abzufragen oder Kontakte zu verifizieren.

 

 

4. Wie kann ich automatisiert Nachrichten verschicken?

In diesem Abschnitt erklären wir dir, wie du durch individuelle Automations automatisiert Nachrichten verschicken kannst.

  1. In Abschnitt 3 haben wir dir gezeigt, wie du eine Automation erstellen und die richtigen Kommunikationskanäle auswählen kannst. Um die Automation nicht für jede beliebige Nachricht auszulösen, kannst du im ersten Schritt einen Filter anhand des Nachrichteninhalts erstellen. In diesem Beispiel wollen wir die Automation nutzen, um Bestandskunden Support zu bieten.

    1. Die Art des Filters legt fest, wie der Nachrichteninhalt gefiltert werden soll. In diesem Fall wählen wir ist gleich.

    2. Der Nachrichteninhalt legt fest, welchen Inhalt die eingehende Nachricht haben muss, um die Automation auszulösen. In diesem Fall wählen wir "Frage" als Nachrichteninhalt.

       

      💡 Zusammengefasst: Deine Automation wird in diesem Fall für jede eingehende Nachricht ausgelöst, deren Inhalt gleich "Frage" ist

      💡 Tipp: Du kannst mehrere Filter einfügen, um für verschiedene Nachrichten verschiedene Automations auszulösen

       

  2. Im nächsten Schritt kannst du eine Nachricht definieren, die automatisiert abgeschickt wird, wenn die eingehende Nachricht dem zuvor definierten Filter entspricht. Hier stehen dir verschiedene Nachrichtentypen zur Auswahl:

     

    1. Nachricht senden: Definiere eine individuelle Textnachricht und nutze Textbausteine, Emojis und Anhänge.

       

    2. WhatsApp Vorlage senden: Wähle eine bestehende oder erstelle eine neue WhatsApp Vorlage.

       

    3. Schnellantworten senden: Definiere eine individuelle Textnachricht und bis zu drei Antwortmöglichkeiten in Form von Buttons. Nutze zusätzlich Textbausteine und Emojis und definiere eine Überschrift und eine Fußzeile.

       

    4. Liste senden: Definiere eine individuelle Textnachricht und bis zu 10 Auswahlmöglichkeiten in Form einer Liste. Nutze zusätzlich Textbausteine und Emojis und definiere eine Überschrift und eine Fußzeile.

💡 Durch Schnellantworten und Listen kannst du unterschiedliche Pfade erstellen, die von den Antworten des Kontakts abhängen. So kannst du beispielsweise Supportanfragen abwickeln oder Kundendaten abfragen.

 

💡 Durch WhatsApp Vorlagen kannst du CTAs einfügen und besipielsweise Terminlinks und Bewertungseinladungen verschicken.

 

5. Wie kann ich durch Automations meine Nachrichten automatisiert strukturieren?

Um deine Kommunikation zu strukturieren, kannst du verschiedene Aktionen in deine Automation einbauen.

 

  1. Kontakt bearbeiten: Mit dieser Aktion kannst du ein Kontaktattribut des Kontakts bearbeiten. Als Attribut kannst du hier sowohl Freitextnachrichten als auch Antworten aus Schnellantworten oder Listen nutzen.

  2. Unterhaltung zuweisen: Diese Aktion aktualisiert die Zuweisung der ausgewählten Unterhandlung.

  3. In Postfach verschieden: Diese Aktion verschiebt die ausgewählte Unterhaltung in das ausgewählte Postfach.

  4. Unterhaltung als erledigt markieren: Diese Aktion markiert die ausgewählte Unterhaltung als "erledigt".

  5. Label hinzufügen: Diese Aktion fügt ausgewählte Labels an die ausgewählte Unterhaltung hinzu.

  6. Label entfernen: Die Aktion entfernt ausgewählte Labels von der ausgewählten Unterhaltung.

  7. Zu Kontaktlisten hinzufügen: Diese Aktion fügt den Kontakt zu den ausgewählten Kontaktlisten hinzu.

  8. Aus Kontaktlisten entfernen: Diese Aktion entfernt den Kontakt von den ausgewählten Kontaktlisten.

 

 

6. Wie kann ich eine Automation aktivieren?

Wenn du deine Automation erstellt hast, kannst du sie oben rechts veröffentlichen. Die Automation ist anschließend aktiv und wird durch eingehende Nachrichten, die den gesetzten Filtern entsprechen, ausgelöst.

 

Nach der Veröffentlichung wird ein individueller QR-Code und ein Chat-Link erstellt. Wenn ein Kontakt den QR-Code scannt oder den Chat Link nutzt, gelangt er automatisch in den Kommunikationskanal, den du am Anfang ausgewählt hast. Wenn du einen Nachrichteninhalt als Trigger definiert hast, wird im Textfelds des Kontakts außerdem automatisch ebendieser Nachrichteninhalt vorgegeben, damit der Kontakt direkt in der richtigen Automation landet.

💡 Du kannst deine Automations jederzeit bearbeiten, pausieren und wieder veröffentlichen, ohne, dass sich der QR-Code und der Chat-Link verändern.

 

 

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